Der simplecommerce Verkaufsmanager ist die Schaltzentrale für die schnelle Abwicklung und Bearbeitung von Bestellungen. Von hier aus haben Sie Zugriff auf alle Verkäufe.

Verkäufe suchen, bearbeiten, anlegen, versenden oder nach Status sortieren. Per Knopfdruck vorausgefüllte Rechnungen und Lieferscheine ausdrucken oder Emails versenden.

Der Verkaufsmanager verwaltet den Bearbeitungsstatus abgeschlossener Bestellungen und vereinfacht die Kommunikation zwischen Verkäufer und Käufer.

Bestelldaten


Bestelldaten:
Der obere Bereich beinhaltet die “Bestelldaten”. Alle Daten zu der einzelnen Bestellung wie beispielsweise Versandgebühren, Lieferadresse, Trackingnummer und Kundendaten.
Klicken Sie in der Liste auf das Lupensymbol einer Bestellung um die Bestell-Daten auf einen Blick zu sehen oder zu bearbeiten.

Re.Nr: “Rechnungsnummer” & Auftr.Nr: “Auftragsnummer”
Bei der Installation entscheiden Sie sich bei welcher Zahl die Nummern beginnen sollen.
Die Rechnungs- und Auftragsnummern sind einzigartig zu jeder Bestellung und sollten für Zahlungseingänge und Schriftverkehr für schnelle Zugriffe verwendet werden.

Brutto, Netto:
Gesamtbestellwert inkl. aller Gebühren und Rabatte in Netto und Brutto. Dieser Wert ist errechnet durch Artikelpreise, Versandgebühren, Zahlungsgebühren, Steuersätze und Rabatte.
Um den Gesamtbestellwert zu ändern, müssen Sie dies über eines der aufgezählten Werte erledigen.

USt. ges:
Gesamtumsatzsteuer-Betrag auf Bestellung.

Rabatt +/-:
Geben Sie hier auf die Bestellung einen manuellen Rabatt oder Aufschlag. Für Preisnachlässe bitte ein Minus vor der Ziffer eingeben (-3.00).

Mailhistorie:
In der Mailhistorie können Sie den Schriftverkehr detailliert zurückverfolgen. Kundenbemerkungen kann der Kunde beim Abschließen seiner Bestellung hinterlegen. Die Verkäuferbemerkung kann hier eingegeben werden und als Variable in den Mail- und Dokumentvorlagen verwendet werden. Somit erhalten Sie bei Sonderwünschen der Kunden eine sichere, schnelle und persönliche Konversation.

Status:
Hier sehen Sie den bereits gesetzten Status. Wenn in dem entsprechenden Feldern ein Datum eingetragen ist, ist der Status an diesem Datum gesetzt worden. Sollten Sie das Datum löschen wird auch der Status gelöscht. Um das Datum zu ändern einfach auf das Kalendersymbol rechts neben dem entsprechenden Status klicken und Datum auswählen.

In der Liste und für die Statusansichten wird immer der zuletzt hinzugefügte Status angezeigt.

Sie können unter den Dokument– und Emailvorlagen einen Status automatisch mit dem Drucken eines Dokuments oder dem Versenden einer Email setzen.

Zudem wird Ihnen hier die Statushistorie angezeigt. So sehen Sie genau, wann und von wem die Bestellung bearbeitet wurde.

Versand & Zahlung:
Hier werden Ihnen die Daten zu den angewanden Versandoptionen und Zahlungsmöglichkeiten dargestellt. Möchten Sie die Werte ändern, so wählen Sie in der Selectbox die gewünschte Versand- oder Zahlungsart. Nach dem Speichern werden die Bestelldaten neu berechnet und ausgegeben.

Tracking-Nr.
Unter Trackingnummer. können Sie Ihre Versandauftragsnummern zu der entsprechenden Bestellung eingeben. Bitte das anschließende Speichern nicht vergessen.

Freie Zahl & Freier Text:
Diese Felder können Sie für ganz individuelle Eingaben oder Nummern nutzen. Die Daten stehen Ihnen in den Dokumentvorlagen, Emailvorlagen und im Datei-Export zur Verfügung.

Kundendaten:
Dies sind die Eingaben die der Kunde bei der Anmeldung gemacht hat.
In den Shopeinstellungen können Sie genau definieren welche Angaben bei der Kundenanmeldung verlangt werden sollen.

Klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol um die Kundendaten zu bearbeiten.

Lieferadresse / Rechnungsadresse:
Der Kunde hat beim Kauf die Möglichkeit, sowohl eine Rechnungsadresse als auch eine von der Rechnungsadresse abweichende Lieferadresse einzugeben.


Darüber hinaus hat jeder Kunde eine Stammadresse im Kundenkonto hinterlegt. Diese Adresse wird bei der Bestellabwicklung “Kasse” in der Adresseingabe vorgewählt. Somit ist gewährleistet das Stammkunden schnell und bequem durch den Bestellvorgang geführt werden.

Wenn die Rechnungs- oder Lieferadresse verändert werden, bleibt die Stammadresse des Kunden unberührt. Diese bearbeiten Sie in den Kundendaten.

Kopieren Sie eine der Adressen durch klicken auf das Kopieren Symbol .

Nachricht:
Ausgabe der Bemerkung die der Kunde bei der Bestellabwicklung hinterlassen kann.

Symbole


Bestellung manuell anlegen.
Wenn Sie z.B. eine telefonische Bestellung erhalten, können Sie diese hier manuell neu anlegen.
Oder Sie fügen einer Bestellung ein bestimmtes Produkt hinzu.

Falls es sich um einen bestehenden Kunden handelt wählen Sie diesen aus dem Fenster “Kunde auswählen” aus und klicken auf weiter um die Artikel auszuwählen.

Sie können über die Suchfelder auf der rechten Seite auch eine alte Bestellung oder bestehenden Kunden über die Kundennummer, Auftragsnummer oder Rechnungsnummer suchen.

Wählen Sie nun im folgenden Fenster einen Artikel aus und klicken auf “weiter”.

Im folgenden Fenster werden Ihnen, falls es sich um ein Merkmalprodukt handelt diese ausgegeben.Geben Sie in dem gewünschten Produkt, die zu bestellende Menge ein. Wenn nun ein weiteres Produkt hinzugefügt werden soll, klicken Sie auf “Weiteres Produkt”. Um die Bestellung abzuschließen klicken Sie auf “Adressdaten”.

Wahlen Sie in den folgenden Fenstern die Liefer und Rechnungsadresse, sowie Zahlungsarten. Nach dem Absenden der neuen Bestellung wird der Verkaufsmanager neugeladen. Ihre Bestellung ist nun mit dem Status “offen” in der Liste aufgeführt.

Bestellung löschen.
Löschen Sie hier eine Bestellung. Die Waren werden der Warenwirtschaft wieder gutgeschrieben.
Bei dieser Art des Löschens werden alle Daten zu der Bestellung gelöscht.
Wenn Sie die Daten nicht löschen möchten, setzten Sie den Staus auf “storniert”. Somit bleiben die Daten der Bestellung bestehen, und das Produkt wird der Warenwirtschaft wieder gutgeschrieben.

Speichern der Eingaben.
Wenn sie nachträglich Werte einer Bestellung verändert haben, werden diese hier gespeichert.

Drucken:
Ausdrucken der aktuellen Liste der Bestellungen.

Listenfelder Auswahl:
“Spaltenauswahl” für die Liste

Hier bestimmen Sie welche Spalten in der Bestellliste angezeigt werden.

Markieren Sie unter “Alle Felder” die gewünschten Spalten aus die in der Liste angezeigt werden sollen. In dem Feld “Auswahl” können Sie mit Hilfe der hoch-runter Button die markierten Spalten der Reihe nach anordnen. Es gilt “oben” ist “links” in der Liste. Nach dem Speichern lädt der Verkaufsmanager mit den neuen Einstellungen neu. Die obige Einstellung sieht in der Liste wie folgt aus.

Lieferadressen exportieren:
Versandscheine schnell ausdrucken. Exportieren Sie Ihre zum Versand bereiten Bestellungen und übertragen diese schnell und unkompliziert zu Ihrem Versandanbieter.

Markieren Sie mit Hilfe der Haken die Bestellungen die Sie an Ihrem Versender übetragen möchten.

Klicken Sie anschließend auf das Paketsymbol und wählen Sie im nächsten Fenster ein Versandunternehmen aus. Es wird nun eine CSV Datei generiert, welche Sie auf Ihrem Desktop downloaden.

Nun können Sie diese Datei bei Ihrem Versender uploaden um Ihre Versandscheine ausdrucken.

Liste als Exceldatei exportieren:
Mit Hilfe des Listenexports exportieren Sie die dargestellte Liste eins zu eins als Excel-Datei auf Ihrem Rechner. Das Tool kann absolut individuell genutzt werden. Somit können Warenbestände für ein externes Warenwirtschaftsprogramm ausgegeben werden, Ihre Verkäufe für die Buchhaltung erstellt werden oder exportieren Sie Ihre Kunden- oder Newsletteradressen für einen Drittanbieter oder personalisierte Drucksachen. Stellen Sie in der Listenfeldauswahl die Spalten (Werte) so ein, wie sie exportiert werden sollen. Platzieren Sie die Spalten in der gewünschten Reihenfolge.

Bestellungen Liste

In dieser Liste werden Ihnen alle Bestellungen angezeigt. Perfekte Übersicht auf alle derzeit “offenen” oder “bezahlten” Bestellstatuse durch verschiedene Statusanzeigefilter.

Spaltensortierung oder die Suche helfen zusätzlich Bestellungen schnell zu finden. Klicken Sie die gewünschte Bestellung an und versenden Sie per Knopfdruck vorausgefüllte Emails oder drucken Sie Dokumente aus.

In den Zeilen werden Ihnen alle Daten des verkauften Artikels angezeigt. Von Artikelnummer, Ebay Artikelnummer, Menge, usw. bis hin zum aktuellen Lagerbestand alle Daten einsehen oder bearbeiten. Welche Werte Ihnen hier angezeigt werden bestimmen Sie in der “Listenfelder Auswahl”.

Mehrfachbestellungen sind durch das kleine Plus Symbol in der ersten Spalte gekennzeichnet. Wenn Sie dieses Symbol anklicken erscheinen alle Artikel zu dieser Bestellung.
Bestellungen suchen:
Wenn Sie eine Bestellung suchen möchten, da Frau Musterkunde gerade am Telefon ist und eine Änderung zu Ihrer Bestellung haben möchte, setzten Sie die Statusanzeige auf “alle Status”
und geben Sie im Suchfeld Musterkunde ein. Nun erscheinen in der Liste alle Bestellungen in denen der Begriff “Musterkunde” auftaucht.

Falls einmal keine Produkte mehr in der Liste zu sehen sind, entfernen Sie bitte den Text in dem Suchfeld und bestätigen die Eingabe.

Auch der Statusfilter kann anfangs zu leichten Verwirrungen führen. Stellen Sie diesen auf “alle” falls Sie keine Bestellungen angezeigt bekommen.

Emails und Dokumente:
Durch die Einbindung von Variablen und den Shopstammdaten in den Mail- und Dokumentvorlagen können Sie mit nur einem Klick eine Email versenden oder ein Dokument drucken. Der versendeten Email oder dem Dokument können Sie auch gleich einen Status anhängen, welcher automatisch nach dem senden oder drucken der jeweiligen Bestellung angefügt wird.

simplecommerce bietet Ihnen eine bereits voreingestellte logische Abwicklung wobei mit den gesendeten Emails sich der Status der ausgeführten Aktion verschiebt. Das erleichtert Ihnen durch treffende Übersicht die Arbeit.

Um eine Email zu versenden, klicken Sie auf die gewünschte Bestellung das Sie rot markiert ist und wählen unter “Email versenden” die Mailvorlage die versendet werden soll.

Um mehreren Kunden gleichzeitig eine Emal zu senden, markieren Sie die Bestellungen mit dem Haken ganz vorne in der Bestellliste und klicken Sie anschließend auf die gewünschte Email die versendet werden soll. Jede einzelne Email oder Dokument ist so durch die Variablen in den Mailvorlagen genau auf den einzelnen Kunden zugeschnitten.

Die Emails können vor dem Versenden als Vorschau angezeigt werden, um eventuelle Änderungen vorzunehmen oder den Inhalt zu prüfen. Hierzu setzten Sie unter “Emailvorlagen” in den Haken “Vorschau anzeigen” in der entsprechenden Emailvorlage.

SEC bietet eine ganze Palette an Vorlageemails und Vorlagedokumenten. Diese können Sie unter “Mailvorlagen und Dokumentvorlagen im Adminmenü” frei verändern und gestalten.
mehr zu Dokumente– und Emailvorlagen

Status ändern:
Sie können den Status mehrer Bestellungen ausser über das versenden von Email und Dokumenten auch manuell wechseln. Markieren Sie hierzu die Bestellungen so, dass Sie orange angezeigt werden und wählen Sie den erwünschten Status unter “Status ändern” aus.

Status Ansicht:
Filtern Sie Ihre Verkäufe nach dem aktuellen Status um zu sehen wer beispielsweise bezahlt hat aber die Bestellung noch nicht versendet wurde.

Um alle Bestellungen sehen zu können setzten Sie die Statusansicht auf “alle”. Nun können Sie unabhängig vom Status die Liste mit den Spalten alphabetisch nach Namen oder Rechnungsnummer sortieren und anzeigen.

Spaltensortierung:
Diese zeigt Ihnen an nach welcher Spalte aktuell sortiert wird. Die Spalte wird zusätzlich orange markiert. Sollte die Spalte durch geänderte Einstellungen unter der Listenfelder-Auswahl nicht angezeigt werden, so wird denoch nach dieser Spalte sortiert bis Sie die Sortierung auf einer sichtbaren Spalte anwenden.

Symbol Lupe:
Mit der Lupe laden Sie die Bestellung welche oben unter Bestelldaten zu sehen ist. Wenn die Lupe grün dargestellt wird, ist diese Bestellung bereits geladen.

Symbol Stift:
In manchen Zellen einer Zeile bzw. Bestellung erscheint diese Symbol was Ihnen verrät das SIe durch einen klick in die Zelle den Wert bearbeiten können.

Hierbei wird zwischen Kundendaten und Artikeldaten unterschieden.

In den Artikeldaten können Sie Preise, Menge und Steuersätze zu jedem einzelnen Artikel aus einer Bestellung verändern und zu dieser Bestellung abspeichern.

Durch einen klick auf das Produktbild gelangen Sie zum Artikel bearbeiten Fenster aus der Artikelliste.

Die Kundendaten werden aus der Kundenliste gezogen und sind dem Kunden und nicht der Bestellung zugeordnet. Das heisst das Änderungen die Sie hier vornehmen für diesen Kunden auch in der Datenbank abgespeichert werden.